Algemene Voorwaarden

Sophia Labs

Laatste update: 28 februari 2026

1. Inleiding

Deze Algemene Voorwaarden (“Voorwaarden”) zijn van toepassing op alle diensten geleverd door:

Sophia Labs

Weegschaalstraat 3

5632 CW Eindhoven

Nederland

E-mail: info@sophialabs.nl

Website: sophialabs.nl

Hierna te noemen: “Sophia Labs”, “wij”, “ons”, “onze”.

Door gebruik te maken van onze diensten of een overeenkomst met ons aan te gaan, gaat u (“Opdrachtgever”, “u”) akkoord met deze Voorwaarden.

2. Toepasselijkheid

  1. Deze Voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en dienstverlening van Sophia Labs.

  1. Afwijkingen zijn slechts geldig indien schriftelijk overeengekomen.

  1. Algemene voorwaarden van Opdrachtgever worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.

3. Toegankelijkheid en Leeftijd

  1. Onze diensten zijn uitsluitend beschikbaar voor zakelijke klanten die actief zijn in Nederland.

  1. De natuurlijke persoon die namens Opdrachtgever een overeenkomst aangaat of gebruikmaakt van onze diensten verklaart en garandeert dat:

  1. hij/zij minimaal 18 jaar oud is;

  1. hij/zij handelingsbekwaam is;

  1. hij/zij bevoegd is om de onderneming rechtsgeldig te vertegenwoordigen.

  1. Sophia Labs behoudt zich het recht voor om bewijs van vertegenwoordigingsbevoegdheid te verlangen.

4. Beschrijving van de Diensten

Sophia Labs is een AI-automation agency die AI-gestuurde oplossingen ontwerpt, implementeert en beheert voor bedrijven.

Onze diensten kunnen onder meer omvatten:

  • Ontwikkeling van maatwerk AI-agents (chatbots, AI-receptionisten, automation agents);

  • Workflow-automatisering;

  • CRM-integraties;

  • AI-gestuurde communicatiesystemen;

  • Data-analyse;

  • Geautomatiseerde besluitvorming;

  • Doorlopende optimalisatie en beheer;

  • Consultancy en training.

Wij leveren maatwerk AI-systemen en beheerde diensten.

Wij leveren geen standalone SaaS-software of directe API-toegang tot AI-modellen, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Diensten kunnen integreren met platforms van derden en externe AI-aanbieders.

5. Wijzigingen van Diensten

Wij behouden ons het recht voor om:

  • Diensten te wijzigen, verbeteren of beëindigen;

  • Technische configuraties aan te passen;

  • Toegang tijdelijk op te schorten voor onderhoud;

  • Dienstverlening te weigeren naar eigen inzicht.

Materiële wijzigingen in deze Voorwaarden worden ten minste 30 dagen vooraf aangekondigd.

6. Betalingsvoorwaarden

6.1 Prijsstructuur

Diensten kunnen worden geleverd op basis van:

  • Eenmalige implementatiekosten;

  • Maandelijkse abonnementen;

  • Maatwerkfacturatie;

  • Hybride prijsmodellen.

Specifieke afspraken worden vastgelegd in een afzonderlijke overeenkomst.

6.2 Geen Restitutie

  • Opstart- of implementatiekosten zijn niet restitueerbaar zodra werkzaamheden zijn aangevangen.

  • Abonnementskosten zijn niet restitueerbaar.

  • Er geldt geen standaard proefperiode, tenzij schriftelijk overeengekomen.

6.3 Te Late Betaling

Bij niet-tijdige betaling:

  • Is wettelijke handelsrente verschuldigd conform artikel 6:119a BW (thans 10,15% per jaar) vanaf de vervaldatum;

  • Mogen wij de dienstverlening opschorten na 30 dagen;

  • Mogen wij de overeenkomst beëindigen na 60 dagen.

6.4 Automatische Verlenging

Abonnementen worden automatisch verlengd tenzij schriftelijk opgezegd met een opzegtermijn van 30 dagen.

6.5 Prijswijzigingen

Wij mogen prijzen aanpassen met 30 dagen voorafgaande schriftelijke kennisgeving.

Prijswijzigingen hebben geen invloed op reeds gefactureerde bedragen.

7. Verantwoordelijkheden van de Opdrachtgever

Opdrachtgever stemt ermee in:

  • De diensten uitsluitend rechtmatig en ethisch te gebruiken;

  • Te voldoen aan alle toepasselijke wet- en regelgeving;

  • Te voldoen aan voorwaarden van derde platforms;

  • Geen spam of schadelijke activiteiten te verrichten;

  • Geen reverse engineering toe te passen;

  • Geen gegevens te uploaden zonder daartoe gerechtigd te zijn.

Opdrachtgever is volledig verantwoordelijk voor:

  • Alle door hem/haar aangeleverde gegevens;

  • Naleving van toepasselijke wetgeving;

  • Het controleren, valideren en verifiëren van AI-gegenereerde output;

  • Alle beslissingen die worden genomen op basis van AI-output.

8. AI-Specifieke Bepalingen

8.1 AI-Output

AI-gegenereerde output wordt geleverd “zoals deze is” (“as is”) zonder enige garantie.

AI-systemen kunnen:

  • Onjuiste of onvolledige informatie genereren;

  • Vertekeningen (bias) bevatten;

  • Onverwachte resultaten opleveren.

Opdrachtgever is uitsluitend verantwoordelijk voor menselijke controle en verificatie van alle output vóór gebruik.

8.2 Verboden Toepassingen

Onze diensten mogen niet worden gebruikt voor:

  • Medisch advies of diagnoses;

  • Juridisch advies;

  • Financieel of beleggingsadvies;

  • Veiligheidskritische of levensbepalende toepassingen.

8.3 Derde AI-Providers

Wij maken gebruik van externe AI-aanbieders en platforms van derden.

Opdrachtgever dient te voldoen aan de toepasselijke voorwaarden van deze derden.

Wij zijn niet aansprakelijk voor storingen of beleidswijzigingen van derden.

9. Intellectueel Eigendom

9.1 Eigendom

  • Alle rechten op onze website, systemen, frameworks en tools blijven eigendom van Sophia Labs.

  • Door Opdrachtgever aangeleverde content blijft eigendom van Opdrachtgever.

  • AI-gegenereerde output behoort toe aan Opdrachtgever.

  • Maatwerk AI-systemen worden in licentie verstrekt, niet overgedragen.

9.2 Licentie

Opdrachtgever ontvangt een beperkte, niet-exclusieve, niet-overdraagbare licentie voor commercieel gebruik binnen de eigen onderneming.

10. Vertrouwelijkheid

Beide partijen verplichten zich tot geheimhouding van vertrouwelijke informatie, waaronder:

  • Bedrijfsinformatie;

  • Technische configuraties;

  • Gegevens en persoonsgegevens;

  • Commerciële afspraken.

Deze verplichting blijft ook na beëindiging van kracht.

11. Gegevensbescherming

Sophia Labs:

  • Treedt op als Verwerkingsverantwoordelijke voor website- en marketinggegevens;

  • Treedt op als Verwerker bij verwerking van persoonsgegevens namens Opdrachtgever.

Indien vereist wordt een afzonderlijke Verwerkersovereenkomst gesloten.

12. Vrijwaring

Opdrachtgever vrijwaart Sophia Labs tegen alle aanspraken van derden voortvloeiend uit:

  • Gebruik van de diensten;

  • Schending van toepasselijke wetgeving;

  • Onjuist gebruik van AI-output;

  • Schending van rechten van derden.

13. Aansprakelijkheidsbeperking

Voor zover wettelijk toegestaan:

  • Zijn wij niet aansprakelijk voor indirecte schade;

  • Niet voor gederfde winst;

  • Niet voor bedrijfsstagnatie;

  • Niet voor AI-gerelateerde fouten;

  • Niet voor storingen van derden.

Onze totale aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat Opdrachtgever in de 12 maanden voorafgaand aan de claim heeft betaald.

14. Geen Garanties

Wij geven geen garanties met betrekking tot:

  • Specifieke bedrijfsresultaten;

  • Prestatieverbeteringen;

  • Omzetstijgingen;

  • Ononderbroken of foutloze dienstverlening.

15. Fair Use en Misbruik

Wij mogen redelijke gebruikslimieten hanteren.

Verboden is onder meer:

  • Scraping;

  • Misbruik van automatisering;

  • Ongeautoriseerde toegang;

  • Het omzeilen van beveiligingsmaatregelen.

Wij mogen accounts opschorten bij misbruik.

16. Non-Solicitatie

Opdrachtgever zal gedurende de overeenkomst en 12 maanden daarna geen medewerkers of opdrachtnemers van Sophia Labs benaderen of in dienst nemen zonder schriftelijke toestemming.

17. Beta-functionaliteiten

Wij kunnen beta-functionaliteiten aanbieden.

Beta-functionaliteiten:

  • Kunnen instabiel zijn;

  • Kunnen worden gewijzigd of beëindigd;

  • Worden geleverd zonder garanties.

18. Marketinggebruik

Met voorafgaande schriftelijke toestemming mogen wij de naam, het logo en een algemene projectbeschrijving van Opdrachtgever gebruiken voor marketing- en portfolio-doeleinden.

19. Beëindiging

19.1 Door Opdrachtgever

Opzegging is mogelijk met een opzegtermijn van 30 dagen.

19.2 Door Sophia Labs

Wij mogen beëindigen bij:

  • Wanbetaling;

  • Schending van deze Voorwaarden;

  • Juridisch of operationeel risico.

19.3 Gegevens na Beëindiging

Gegevens worden binnen 30 dagen na beëindiging verwijderd, tenzij wettelijk anders vereist.

Bepalingen inzake aansprakelijkheid, intellectueel eigendom, vertrouwelijkheid en vrijwaring blijven van kracht na beëindiging.

20. Overmacht

Wij zijn niet aansprakelijk voor tekortkomingen veroorzaakt door overmacht, waaronder natuurrampen, overheidsmaatregelen, storingen bij derden of internetuitval.

21. Geschillen en Toepasselijk Recht

Geschillen worden eerst voorgelegd aan mediation in Nederland.

Indien mediation niet slaagt, worden geschillen exclusief voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter.

Op deze Voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.

22. Slotbepalingen

  • Indien een bepaling ongeldig is, blijven overige bepalingen van kracht.

  • Deze Voorwaarden vormen samen met eventuele afzonderlijke overeenkomsten de volledige overeenkomst.

  • Sophia Labs mag rechten en verplichtingen overdragen; Opdrachtgever niet zonder schriftelijke toestemming.

  • Voortgezet gebruik na wijziging geldt als aanvaarding van de gewijzigde Voorwaarden.